Meetings and Events - hero

AlgemeneVoorwaarden

MeetingsandEvents

Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a) Heineken Experience: de accommodatieverschaffer die op grond van een overeenkomst congres- of vergaderaccommodatie verhuurt en/of bijkomende diensten ter beschikking stelt.

b) de huurder: De (rechts)persoon die op grond van een overeenkomst congres- of vergaderaccommodatie huurt en/of bijkomende diensten afneemt.

c) huursom: al hetgeen de huurder aan de accommodatieverschaffer voor de huur van de congres- of vergader- accommodatie is verschuldigd.

d) reserveringswaarde (de waarde van de overeenkomst): de totale omzetverwachting van de accommodatieverschaffer, bestaande uit de huur van de accommodatie en de vergoeding voor de bijkomende diensten, inclusief de bij derden af te nemen producten en/of diensten.

e) één/meerdaagse bijeenkomst: een bijeenkomst die zich uitstrekt over één respectievelijk meer dagen.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen accommodatieverschaffer en de huurder, met betrekking tot de verhuur/huur van congres- en/of vergaderaccommodatie en het verlenen van bijkomende diensten.

2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren ingeval van tegenstrijdigheid deze algemene voorwaarden.

2.3 In geval van tegenstrijdigheden tussen de overeenkomst en deze algemene voorwaarden, geeft het bepaalde in de overeenkomst de doorslag.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 De accommodatieverschaffer behoudt zich het recht voor om voor het opstellen van een offerte een vergoeding te vragen van de aspirant huurder. Alle door De accommodatieverschaffer uitgebrachte offertes zijn voor wat de termijn van aanvaarding betreft vrijblijvend, tenzij daarvoor in de offerte een termijn is opgenomen.

3.2 De overeenkomst tussen en de huurder kan in delen tot stand komen. De (deel) overeenkomst komt tot stand doordat wat tussen partijen is overeengekomen door de Accommodatieverschaffer schriftelijk wordt bevestigd en door de huurder binnen de daarvoor gestelde termijn voor akkoord getekend wordt geretourneerd. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, wordt de bijlage geacht - indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment - deel uit te maken van de overeenkomst.

3.3 Er wordt onderscheid gemaakt tussen de optie en de overeenkomst.

De optie:

De accommodatieverschaffer verleent aan de huurder gedurende een door haar te bepalen periode, de zgn. optieperiode, de mogelijkheid de reservering van de congres- en/of vergaderaccommodatie in te trekken, zonder dat daaraan voor de huurder kosten zijn verbonden. De accommodatieverschaffer mag de resterende overeengekomen optietermijn door mededeling aan de huurder verkorten tot 24 uur. In alle gevallen mag De accommodatieverschaffer de optie beëindigen onder gelijktijdige aanbieding van een vergelijkbare ruimte.

De overeenkomst:

In de overeenkomst worden de rechten en verplichtingen van partijen vastgelegd als beschreven in art. 3.2.

3.4 Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door de accommodatieverschaffer zijn exclusief omzetbelasting (BTW), tenzij anders is aangegeven.


Artikel 4: Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte/overeenkomst wordt tenminste het navolgende vastgelegd:

  • naam van de huurder;
  • een omschrijving van de gehuurde congres- of vergaderaccommodatie
  • een omschrijving van de bijkomende diensten;
  • de aanvang en het einde van de huurperiode van de congres¬- of vergaderruimten, evenals de periode waarbinnen de bijkomende diensten worden afgenomen;
  • de huur voor het gebruik van de congres- of vergaderruimten en de kosten van de bijkomende diensten;
  • de betalingstermijn;
  • het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
  • eventuele bijzondere voorwaarden, waaronder de verplichting een schadeverzekering af te sluiten.


Artikel 5: Wijzigingen en aanvullingen

Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen De accommodatieverschaffer en de huurder zijn vastgelegd.

Artikel 6: Betaling

6.1 Betaling van de huur van de accommodatie en eventuele bijkomende diensten dient te geschieden uiterlijk binnen dertig dagen na de factuurdatum.

6.2 De accommodatieverschaffer kan een vooruitbetaling op de huursom verlangen. Deze zal nader in de overeenkomst worden bepaald.

6.3 Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de huurder in verzuim, waarna de huurder 1% rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag, tenzij huurder een particulier is.

6.4 Door de huurder gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde bedragen, te beginnen met de langst openstaande facturen, en dan tot vermindering van de verschuldigde rente, zelfs al vermeldt de huurder dat de betaling betrekking heeft op een bepaalde factuur.

6.5 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is de accommodatieverschaffer gerechtigd om van de huurder volledige schadevergoeding te vorderen indien de huurder niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.


Artikel 7: Annulering

7.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de huurder dient schriftelijk te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van het schrijven door de accommodatieverschaffer.

7.2 Bij annulering van één- en meerdaagse bijeenkomsten geldt voor alle overeenkomsten met een reserveringswaarde van meer dan € 10.000,- het navolgende:

  • de huurder kan tot 8 weken voor de aanvangsdatum de overeenkomst behoudens de onder art. 7.3 genoemde administratiekosten, kosteloos annuleren.
  • Bij annulering tussen acht en zes weken voor de aanvang van de huurperiode, is de huurder 25% van de reserveringswaarde verschuldigd
  • Bij annulering tussen zes en vier weken voor de aanvang van de huurperiode, is de huurder 50% van de reserveringswaarde verschuldigd.
  • Bij annulering tussen vier en twee weken voor de aanvang van de huurperiode is 75% van de reserveringswaarde verschuldigd.
  • Bij een latere annulering is de gehele reserveringswaarde verschuldigd.

Voor reserveringen met een reserveringswaarde van minder dan € 10.000,- gelden de volgende bepalingen:

  • de huurder kan tot vier weken voor de aanvangsdatum de overeenkomst behoudens de onder art. 7.3 genoemde administratiekosten, kosteloos annuleren.
  • Bij annulering tussen vier en twee weken voor de aanvang van de huurperiode, is de huurder 25% van de reserveringswaarde verschuldigd
  • Bij annulering tussen twee weken en een week voor de aanvang van de huurperiode, is de huurder 50% van de reserveringswaarde verschuldigd.
  • Bij annulering tot twee dagen voor de aanvang van de huurperiode is 75% van de reserveringswaarde verschuldigd.
  • Bij een latere annulering is de gehele reserveringswaarde verschuldigd.

Bij annulering van individuele deelnemers uit een groepsreservering gelden de volgende bepalingen:

  • De huurder kan tot twee weken voor de aanvangsdatum maximaal 20% van het aantal overeengekomen deelnemers kosteloos annuleren
  • De huurder kan tot twee dagen voor de aanvangsdatum nogmaals maximaal 10% van het aantal overeengekomen deelnemers kosteloos annuleren
  • Bij een latere annulering of hoger dan het aangegeven percentage, is de huurder de reserveringswaarde verschuldigd van het aantal extra geannuleerde deelnemers.

7 dagen voor aanvang van het evenement ontvangt de HEX de definitieve wensen wat betreft de menukeuzes, waarna deze zullen op dat moment gedeeld worden met de cateraar;

Uiterlijk 3 dagen voor aanvang van het evenement ontvangt de HEX het definitieve aantal personen en eventuele dieetwensen, deze zullen op dat moment gedeeld worden met de cateraar.

Annuleren door HEX bij de cateraar kan kosteloos, doch tot uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement. Bij annulering binnen een week tot en met vier dagen voor aanvang zal 50% van de kosten in rekening gebracht worden. Bij annuleren binnen drie dagen voor aanvang van het evenement zal 100% doorbelast worden.

7.3 Wanneer de huurder de huurovereenkomst annuleert, is de huurder aan de accommodatieverschaffer naast het hiervoor in lid 2 verschuldigde eveneens administratiekosten verschuldigd. Deze administratiekosten bedragen 5 % van de reserveringswaarde volgend uit de overeenkomst tussen partijen.

Artikel 8: Opschorting en ontbinding

8.1 De accommodatieverschaffer heeft, indien de huurder tekort komt in enige betalingsverplichting jegens de accommodatieverschaffer, of indien de accommodatieverschaffer redelijkerwijs mag verwachten dat de huurder zal tekortschieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens accommodatieverschaffer, het recht:

a) van de huurder voor alle lopende overeenkomsten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;

b) de verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst met de huurder -zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen de accommodatieverschaffer en de huurder- op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;

c) zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden, nadat de huurder na een schriftelijke ingebrekestelling door de accommodatieverschaffer het verschuldigde bedrag niet heeft betaald.

8.2 De accommodatieverschaffer heeft voorts het recht de overeenkomst zonder gehoudenheid tot het vergoeden van enige schade met onmiddellijke ingang op te zeggen indien zij na het sluiten van de overeenkomst gegronde redenen heeft aan te nemen dat tijdens het gebruik van de accommodatie schade kan worden toegebracht aan haar eigendommen of aan personen, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 9: Overmacht

9.1 Onder overmacht aan de zijde van de accommodatieverschaffer wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van de accommodatieverschaffer onafhankelijke omstandigheid -ook al was deze ten tijde van tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien- die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, brand, pandemie en andere ernstige storingen in het bedrijf van de accommodatieverschaffer, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door de accommodatieverschaffer ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is de accommodatieverschaffer gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.

9.2 De huurder zal zich in ieder geval niet op overmacht aan zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden. De huurder dient zelf zorg te dragen voor verzekeringen die dergelijke risico's dekken.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

10.1 De accommodatieverschaffer is niet aansprakelijk voor schade en/of verliezen die de huurder of derden mochten lijden in verband met of als gevolg van de niet, niet-tijdige of niet-behoorlijke uitvoering van de overeenkomst. De huurder vrijwaart de accommodatieverschaffer tegen alle aanspraken van derden die met de overeenkomst samenhangen, tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid door de accommodatieverschaffer.

10.2 De huurder zal de accommodatieverschaffer volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor haar, het personeel of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de huurder, diens personeel, bezoekers van de accommodatie of deelnemers aan het daar georganiseerde of van andere personen ten behoeve van wie de huurder de overeenkomst met de accommodatieverschaffer heeft afgesloten.

10.3 De huurder vrijwaart de accommodatieverschaffer tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door de accommodatieverschaffer ten behoeve van de huurder te verrichten diensten.

10.4 De accommodatieverschaffer is niet aansprakelijk voor vermissing van goederen van huurder of van goederen die namens huurder door derden zijn geleverd.

Artikel 11: Verhuur andere ruimte

De accommodatieverschaffer heeft het recht aan de huurder een vergelijkbare andere vergader- of congresruimte ter beschikking te stellen dan volgens de overeenkomst zou moeten geschieden.

Artikel 12: Informatieverstrekking

De huurder is gehouden de accommodatieverschaffer tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 13: Apparatuur

13.1 Indien de huurder bij het gebruik van de accommodatie gebruik wenst te maken van audiovisuele apparatuur, stands verlichting, decoratie en decorstukken, computers, bekabeling etc. (hierna “apparatuur”) zullen deze voor zover mogelijk en tenzij anders overeengekomen door de accommodatieverschaffer ter beschikking gesteld en bediend worden. Zij zullen als bijkomende dienst worden aangemerkt en in de overeenkomst worden opgenomen. Het meebrengen van eigen apparatuur dan wel apparatuur van derden, evenals het zelf bedienen dan wel door derden laten bedienen van apparatuur behoeft de uitdrukkelijke en schriftelijk vastgelegde toestemming van de accommodatieverschaffer. Behoudens opzet of grove schuld, is de accommodatieverschaffer niet aansprakelijk voor schade bij of voortvloeiende uit het gebruik en/of de bediening van door de accommodatieverschaffer ter beschikking gestelde en door of namens hem bediende apparatuur. De accommodatieverschaffer is in het geheel niet aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit het gebruik en/of de bediening van niet door hem zelf ter beschikking gestelde apparatuur.

13.2 Voor het gebruik van audiovisuele apparatuur waarbij gebruik wordt gemaakt van geluidsversterkers en voor live muziek zijn richtlijnen opgesteld inzake maximaal toegestaan geluidsvolume,gemeten in de zaal. Deze richtlijnen zijn: tot 23.00u maximaal 85 db(A) en na 23.00u maximaal 80 db(A).

Artikel 14: Catering

14.1 De huurder is verplicht (diensten ter zake van) spijzen en dranken (catering) af te nemen van de accommodatieverschaffer, dan wel van een door deze aan te wijzen derde. Elke andere vorm van catering behoeft de uitdrukkelijke en schriftelijk vastgelegde toestemming van de accommodatieverschaffer. De accommodatieverschaffer zal een kick back fee in rekening brengen indien huurder zelf de catering verzorgt. De hoogte van de kick back fee wordt in de overeenkomst nader bepaald.

14.2 Uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan het evenement ontvangt de accommodatieverschaffer, per e-mail, het aantal personen waarvoor catering nodig is. Uiterlijk 3 dagen voor aanvang van het evenement verneemt de accommodatieverschaffer het definitieve aantal personen en eventuele dieetwensen. Wijzigingen na 3 dagen voorafgaand aan het evenement, zullen volledig worden doorbelast. Deze meerwerkkosten zullen achteraf berekend worden.

Artikel 15: Wijzigingen aan het gehuurde

15.1 Het is de huurder niet toegestaan om zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de accommodatieverschaffer wijzigingen aan het gehuurde aan te brengen, grote en/of zware voorwerpen aan te brengen of versierselen, borden of posters op te hangen. De kosten verbonden aan het ophangen van de voorwerpen worden gedragen door de huurder.

15.2 De huurder is verplicht op eigen kosten de meegebrachte voorwerpen te verwijderen en de zalen in oorspronkelijke staat terug te brengen.

Artikel 16: Fotografie, film en geluidsopnamen

Voor het fotograferen alsmede het maken van film- en geluidsopnamen voor commerciële doeleinden, d.w.z. voor publicatie en/of verkoop buiten de kring van de huurder, is voorafgaand schriftelijke toestemming nodig van de accommodatieverschaffer.

Artikel 17: Advertenties en verkoop

Het is niet toegestaan te adverteren of producten en/of diensten te verkopen in de verhuurde accommodatie, tenzij de accommodatieverschaffer daartoe schriftelijk toestemming heeft verleend en/of over een eventuele vergoeding overeenstemming is bereikt.

Artikel 18: Onderverhuur

Het is de huurder niet toegestaan (enig deel van het) gehuurde onder of door te verhuren aan een derde of voor een ander doel te gebruiken dan vooraf bekend was gemaakt aan de accommodatieverschaffer.

Artikel 19: Vergunningen

Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door de huurder te worden aangevraagd. De huurder draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunningen. De accommodatieverschaffer kan hierin adviserend optreden. De accommodatieverschaffer beschikt over de noodzakelijke horeca- en andere met de exploitatie van de accommodatieverschaffer verbonden vergunningen.

Artikel 20: Uitvoeringsrechten

De huurder draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten. De huurder vrijwaart de accommodatieverschaffer van aanspraken van derden.

Artikel 21: Huurtijd

De accommodatieverschaffer heeft het recht het gehuurde te ontruimen wanneer de huurtijd is verstreken.

Artikel 22: Toegang tot het complex

22.1 Het complex is voor het aanleveren van goederen toegankelijk, op werkdagen vanaf 08:00 tot 22:00 uur en in het weekend van 09:00 tot 22:00. Voor het aanleveren van goederen dient gebruik te worden gemaakt van de leveranciersingang aan de achterzijde van de accommodatie, Eerste van der Helststraat 4, 1072NV, Amsterdam tenzij anders aangegeven.

22.2 De accommodatieverschaffer heeft te allen tijde het recht individuele personen toegang te weigeren.

22.3 De accommodatie is uitsluitend toegankelijk voor personen ouder dan 18 jaar.

Artikel 23: Nooduitgang

Nooduitgangen, noodverlichting, brandblusapparatuur en brandalarmen mogen niet worden geblokkeerd of worden weggenomen.

Artikel 25: Algemene aanwijzingsbevoegdheid

De huurder is verplicht de aanwijzingen van (personeel van) de accommodatieverschaffer met betrekking tot het gebruik van het gehuurde op te volgen.

Artikel 26: Geschillen

Alle geschillen ten aanzien van een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, of naar aanleiding van nadere overeenkomsten, welke een uitvloeisel zijn van een zodanige overeenkomst, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Artikel 27: Toepasselijk recht

Op iedere overeenkomst tussen de accommodatieverschaffer en de huurder is Nederlands recht van toepassing.

Amsterdam, november 2021